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27 Juin 2022

Comment simplifier et sécuriser l’élaboration budgétaire d’une entreprise grâce à la business intelligence ?

Comment simplifier et sécuriser l’élaboration budgétaire d’une entreprise grâce à la business intelligence ? Pour beaucoup d’entreprises, l’élaboration budgétaire est une étape cruciale pour dessiner l’avenir de leur activité. Seulement, ces opérations de prévision financière supposent un travail complexe de collecte et d’analyse des données. Avec Treez, découvrez comment gagner en efficacité sur le plan opérationnel pour vous concentrer sur l’aspect décisionnel.

elaboration budgétaire treez

Qu’est-ce que « l’élaboration budgétaire » ?

Pour une entreprise, établir un budget prévisionnel revient à recenser, identifier et classer les dépenses puis les recettes, avant d’opérer des ajustements pour atteindre l’équilibre ou la marge espérée.

Dans les grandes entreprises, les problématiques de construction budgétaire impliquent un nombre important de collaborateurs et supposent une complexité organisationnelle importante.

Chez Treez, on préfère parler « d’élaboration budgétaire » car, partout où il y a besoin de construire des budgets, ces processus assez lourds impliquent de nombreux allers-retours entre ceux qui pilotent le budget (et qui décideront in fine) et ceux qui vont définir les besoins budgétaires.

 

Pour définir les besoins budgétaires, il faut faire remonter et agréger les prévisions des fonctions opérationnelles :

  • Les commerciaux estiment leurs volumes de ventes à venir
  • Les acheteurs calculent leurs budgets achats sur la même période
  • Les contrôleurs de gestion évaluent leurs dépenses d’exploitation (Opex) et leurs dépenses d’investissement (Capex)
  • Les RH font des projections de masse salariale
  • etc.

C’est donc un travail important, et hautement stratégique pour l’entreprise, puisqu’il doit déterminer le futur de son activité.

 

La projection budgétaire : quel workflow ?

Il existe trois types d’approches :

  • Top/Down : la direction impose une ligne budgétaire (« l’année prochaine il ne faudra pas dépenser plus de X € »)
  • Couches intermédiaires (« pour l’année prochaine, dites-nous de combien vous aurez besoin et nous vérifierons que ça rentre bien dans le budget »).
  • Bottom/Up : les fonctions opérationnelles estiment leur résultat à venir (« l’année prochaine, voilà combien je prévois de faire »). Ensuite, la direction agrège l’ensemble de ces besoins pour vérifier si, oui ou non, cela correspond bien à la vision d’ensemble

 

La complexité de l’élaboration budgétaire dans les grandes entreprises

Dans les très grandes structures, il va falloir challenger chacune des unités de production sur ses investissements.

Tout d’abord, il faut leur envoyer les objectifs à tenir puis attendre d’obtenir leurs retours. À partir de là, le véritable travail commence, car il faut maintenant agréger chacun de ces retours et vérifier que le total correspond bien au budget défini par la direction. Avec la multiplicité des acteurs concernés, la centralisation des données en temps et en heure est une véritable gageure ! D’autant plus que, le plus souvent, elle repose sur une seule personne.

C’est pourquoi il est fortement conseillé de s’organiser en amont pour obtenir des retours clairs et standardisés au maximum. Par exemple, mettons que la saisie de tous ces retours se fasse sur un seul fichier Excel, la méthode de remplissage doit être scrupuleusement respectée par tous, sans quoi les données ne seront pas lisibles par la suite.

De même, les personnes qui remplissent leur part du tableau peuvent être en concurrence entre elles. Une problématique qui se présente souvent pour les fonctions commerciales (quel objectif fixé pour chaque service). Cela ajoute une part d’imprévisibilité supplémentaire.

L’élaboration budgétaire : un processus lent et fastidieux qui nécessite de l’anticipation

L’élaboration budgétaire est un processus parfois aussi complexe que long. Il nécessite de nombreux allers-retours, auprès de beaucoup de monde, afin de saisir énormément d’informations.

C’est une longue aventure qui mobilise le plus souvent une seule personne pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Celle-ci va devoir envoyer les fichiers Excel aux fonctions opérationnelles, puis les récupérer avant de procéder à l’agrégation des données.

Beaucoup d’entreprises aimeraient fluidifier ce processus et raccourcir les délais tout en préservant la précision et la minutie nécessaires à l’élaboration budgétaire.

L’objectif est de disposer de chiffres consolidés : pour la direction, il doit être possible, à tout instant du processus, de visualiser le budget global et son état d’avancement.

L’historisation des saisies est donc cruciale : référencer une V1, puis une V2, une V3, etc.

De même, il faut parfois organiser un 2e tour de saisie (« revoyez votre copie parce qu’elle n’est pas satisfaisante »). Ce workflow de soumission/approbation implique des allers-retours réguliers entre les différents intervenants.

 

Une double contrainte d’accessibilité et de sécurisation informatique

Dans la construction d’un budget, pour assurer un suivi le plus fluide possible il est essentiel de savoir où on est (« qui a saisi quoi, et à quel moment »).

Un fichier Excel est l’outil le plus courant pour construire un budget. D’abord parce qu’il s’agit du modèle le plus utilisé au monde, mais surtout parce qu’il permet une souplesse dans la méthode saisie et que la donnée est directement exploitable.

En revanche, il faut également que la data saisie soit sécurisée. Et avec un fichier Excel ce n’est pas vraiment le cas. Ainsi, même si elles sont partagées en réseau et protégées par un mot de passe, les données hautement stratégiques qu’il contient restent corruptibles, et facilement accessibles pour une personne malintentionnée.

 

Améliorer la capacité d’anticipation budgétaire des entreprises

Dans de nombreuses entreprises, il y a encore un gros déficit en termes d’outils sur ces pratiques. Par exemple, la grande majorité ne fonctionne qu’avec de simples fichiers Excel.

Depuis plusieurs années, Treez développe un savoir-faire technique et opérationnel inestimable dans la compréhension des problématiques métier (retail, industrie, etc.) et l’adaptation à leurs contraintes propres en matière d’élaboration budgétaire, notamment auprès des personnes qui sont en responsabilité (contrôleurs de gestion, directeurs financiers par exemple).

Les consultants Senior de Treez se font fort d’élaborer, avec chacun de ces métiers, puis de co-construire avec eux, une application sur mesure qui leur convient (adaptée à leur processus, à leur mode de saisie) et qui coche les cases du point de vue de l’ergonomie, de la performance, de la sécurité, de la fiabilité et de la souplesse.

Loin d’arriver avec des idées préconçues sur la meilleure manière d’opérer, les consultants Treez sont conscients des différences des pratiques et des moyens humains ou financiers alloués à l’élaboration budgétaire dans chaque entreprise.

Leur approche pragmatique permet donc de proposer des solutions personnalisées et progressives, à la mesure de ce qui est concrètement réalisable en termes de temps de travail ou de crédits alloués à l’élaboration budgétaire.

 

La bonne information, à la bonne personne, au bon moment

La construction budgétaire est un travail véritablement stratégique puisqu’il vise à retranscrire des budgets dont la variabilité dépend aussi des volumes d’affaires envisagés, des capacités réelles des fournisseurs et des négociations le cas échéant.

Dans les faits, pour réaliser une bonne projection il faut connaître les dépenses, les revenus, les investissements, les achats, la gestion des stocks, les embauches. Toutes ces données déterminent le futur de la société et son activité. L’objectif est simple : assister les personnes qui s’en chargent en simplifiant les process et en réduisant grandement la pression liée à l’individualisation de ce travail et aux délais imposés.

Pour ce faire, Treez travaille avec plusieurs types d’applications, et notamment XLCubed. Cet outil de business intelligence (informatique décisionnelle) s’adapte très bien aux pratiques professionnelles basées sur Excel et permet d’en gommer les défauts.

Les fichiers Excel de saisie sont transformés en une application web aux données centralisées, sécurisées, cohérentes et accessibles à tout moment.

Dans un futur proche, les algorithmes ne seront pas encore en capacité de gérer ces tâches en autonomie. Donc ces processus impliqueront toujours des humains, à plusieurs niveaux de responsabilité, et donc de complexité. Heureusement, ces formes complexes constituent justement le domaine d’expertise de Treez !

Le tout étant de permettre aux décideurs de bénéficier d’une vision globale et actualisée de données consolidées, et ce, à tout instant. Une logique informatique et décisionnelle plus intelligente, au service des différents métiers qui composent une entreprise.

Mettons en place ensemble vos outils d’élaboration budgétaire…